از این تکنیک کاربردی برای اولویت بندی کارها در زندگی بهره ببرید - وبلاگ دلگرمی

به گزارش وبلاگ دلگرمی، اولویت بندی فرآیند تصمیم گیری در خصوص مهم ترین چیزها و اختصاص بیشترین اندازه انرژی، زمان و توجه به آن ها است. بر اساس اولویت بندی شما، معین می گردد که شما چه نوع فردی هستید، چه می خواهید و اینکه دوست دارید چطور زندگی کنید. بعد از اولویت بندی شرایط و گزینه ها، شما انرژی تازه، هیجان و تمرکز پیدا می کنید. شما بعلاوه دیگر می توانید با خیال راحت با بعضی مسائل مخالفت نموده و به آن ها نه بگویید. چراکه می دانید آن ها جایی در اولویت بندی شما نداشته و با اولویت های اصلی زندگی شما در تضاد هستند. در سرانجام، شما می پذیرید که محدودیت هایی دارید و باید از شرایط موجود نهایت استفاده را ببرید.

با تمام این اوصاف، این را هم باید در نظر داشته باشید که صحبت کردن در خصوص اولویت بندی در زندگی خیلی آسان تر از عمل کردن به آن ها است. با این حال، شما می توانید اولویت بندی در کارها را به سادگی یاد بگیرید و به شما قول می دهیم که ارزشش را دارد.

اولویت بندی در زندگی چه اهمیتی دارد؟

میلیون ها چیز در زندگی وجود دارند که بر سر زمان، پول و توجه شما با یکدیگر رقابت می نمایند. از آنجایی که شما مقادیر محدودی از زمان، سرمایه و تمرکز دارید، باید در صرف و هزینه کردن آن ها بسیار مراقب باشید. نمی خواهیم اغراق آمیز صحبت کنیم، ولی یادگیری اولویت بندی به معنای واقعی کلمه می تواند زندگی شما را تغییر دهد.

داشتن اولویت های روشن و تعیین به شما یاری می نماید تا:

• در زندگی خود تعادل ایجاد کنید. اگر ندانید چه چیزی درست و صحیح است، چطور می توانید بفهمید که آیا زمان و پول خود را صرف چیزهای درستی می کنید یا خیر؟ اگر می خواهید یک زندگی متعادل را تجربه کنید، باید در خصوص چیزهایی که برای شما اهمیت دارد شفاف باشید.
• زمان و پول خود را مدیریت کنید: دیو رمزی (Dave Ramsey) می گوید: من با نگاه کردن به حساب بانکی و تقویم برنامه های شما می توانم بگویم چه چیزهایی در زندگی برای شما اهمیت دارد. چراکه شما بیشترین هزینه و وقت را صراف چیزهایی می کنید که بیشترین اولویت را در زندگی شما دارند. این یک واقعیت است که ما پول و زمان خود را به چیزهایی که بیشترین اهمیت را برای ما دارند اختصاص می دهیم. داشتن اولویت های تعیین در کارها و زندگی به ما یاری می نماید تا بودجه بندی منظم تری داشته باشیم و از اتلاف منابع جلوگیری کنیم.
• تصمیم گیری کنید: روشن کردن اولویت هایتان مانند این است که چند تصمیم بزرگ در زندگی بگیرید و سپس با استفاده از آن ها بتوانید هزاران تصمیم کوچک تر دیگر بگیرید. یادتان باشد، وقتی مهم ترین چیزها و اولویت های زندگی خودتان را بدانید، نه گفتن به چیزهایی که اهمیت کمتری دارند بسیار آسان تر خواهد بود.
• اعتماد به نفس پیدا کنید: بعد از اولویت بندی، شما بسیار هدفمندتر زندگی خواهید کرد. شما هر روز صبح با اهداف تعیینی از خواب بیدار شده و روز خود را آغاز می کنید. این موضوع باعث می گردد تا احساس استرس کمتری داشته باشید.
• استرس کمتری داشته باشید: اگر روی اهدافتان تمرکز نداشته باشید، به راحتی به اطرافیانتان اجازه می دهید که برای شما برنامه ریزی نموده و آن را به شما دیکته نمایند. قبل از اینکه متوجه شوید، درگیر این بازی شده و خودتان هم از انجام بعضی از کارها متعجب خواهید شد. علاوه بر این، اگر اولویت های شما شفاف و واضح نباشند، شاید زمان و هزینه خود را صرف چیزهای اشتباهی کنید: مثلاً کار را به خانواده ترجیح داده و یا اینکه تفریح و تلویزیون را از سلامت خود جدی تر بگیرید. با انجام این کارها، شما فقط استرس خود را بدتر خواهید کرد.

چطور زندگی خود را اولویت بندی کنیم؟

ده ها ابزار و راه حل وجود دارد که از آن ها می توانید برای اولویت بندی در زندگی یاری بگیرید و بسیاری از آن ها واقعاً عالی هستند! ولی قبل از اینکه به ارائه روش ها و راه حلهای اولویت بندی بپردازیم، به این نکته بسیار مهم دقت کنید که اگر در خصوص چیزها و مسائل بزرگ زندگی تصمیم درستی نگرفته باشید، واقعاً دیگر اهمیتی ندارد که در خصوص چیزهای کوچک که تصمیمی بگیرید.

1- مسئولیت نحوه گذران زمان و فرصت خود را بپذیرید

اگر می خواهید اولویت های خود را درک کنید و زندگی متعادلی داشته باشید، باید مسئولیت نحوه گذراندن وقت خود را بپذیرید. مهم نیست که چقدر احساس استرس و مشغله می کنید، باید این موضوع را درک و قبول کنید که شما کنترل تمام زمان بندی ها و رویدادهای تقویم شخصی خود را در دست دارید (البته بعضی استثناها نیز در زندگی اتفاق می افتد!)

هیچ کس دیگری اولویت های زندگی شما را برایتان انتخاب نخواهد نمود و تردیدی نداشته باشید که این کار تنها به خود شما بستگی دارد. اگرچه مشورت با دوستان، خانواده و به خصوص همسرتان ایده بسیار خوبی است، اما در خاتمه خود شما باید کنترل زمان را در دست گرفته و تصمیم بگیرید که می خواهید زندگی شما چطور باشد.

2. تصمیم بگیرید که چه چیزی بیشترین اهمیت را دارد

همه چیز یکسان خلق نشده است. ما خیلی چیزهای خوب زیادی داریم. ولی خیلی مسائل دیگر اهمیت بیشتری دارند. ولی تنها انجام مهم ترین کارها کافی نیست. ما باید مهم ترین چیزها را در زندگی خود اولویت بندی کنیم.

بنابراین، این روش را امتحان کنید: یک تکه کاغذ و یا یک دفترچه یادداشت بردارید و همه چیزهایی که در زندگی انجام می دهید را یادداشت کنید. تعهدات، روابط، تفریح ها و هر چیزی که از شما زمان و انرژی می گیرد را یادداشت کنید. سپس از این لیست، 10 مورد که برای شما بیشترین اهمیت دارند را انتخاب کنید. در این مرحله احتیاجی نیست تا نگران اولویت بندی گزینه ها باشید، تنها 10 مورد از برترین گزینه ها را انتخاب کنید. گزینه های شما ممکن است شامل خانواده، ایمان و عبادت، سلامت، شغل، راه اندازی یک کسب وکار، بچه دار شدن، درخواست برای تحصیلات تکمیلی و یا هر چیز دیگری باشد.

3. از هرم تصمیم گیری یاری بگیرید

خب. اینجا جایی است که آغاز به عملیاتی و اجرایی کردن فرآیند اولویت بندی در زندگی خود می کنیم. در مرحله قبل، شما 10 اولویت اصلی در زندگی خود را تعیین نموده اید، ولی در حال حاضر تمام آن ها در یک درجه از اهمیت قرار دارند و اولویت بندی نشده اند. در این مرحله از شما می خواهیم که تمام اولویت های خود را در یک خط افقی تصور کنید. مانند تصویر زیر:

زمانی که تمام اولویت های شما به شکل افقی قرار داشته باشند، هیچ یک بر دیگری رجحان ندارد. به عبارت دیگر، زمانی که رقابتی بین دو گزینه شکل بگیرید، شما چارچوبی برای تصمیم گیری نخواهید داشت، چراکه تمام آن ها به یک مقدار مهم به نظر می رسند.

بنابراین، وقت آن است که این گزاره های بااهمیت زندگی خود را اولویت بندی نموده و به آن ها سلسله مراتب دهید. در نتیجه، به جای استفاده از یک لیست افقی، از شما می خواهیم که از یک هرم برای رتبه بندی اولویت های خود بهره ببرید و مهم ترین چیزها را در بالا و موارد کم اهمیت تر را در پایین هرم قرار دهید.

حالا، اگر دو قرار باشد که بین دو گزینه فقط یک مورد را انتخاب کنید، می توانید از این هرم به عنوان یک فیلتر برای تصمیم گیری انتخاب نموده و فرصتی را انتخاب کنید که در بخش های بالاتری از هرم واقع شده است.

به هرحال کاملاً طبیعی است که برای انتخاب بین گزینه ها و اولویت بندی آن ها به زمان و کمی تجربه احتیاج داشته باشید. بنابراین، از این ابزار می توانید استفاده منعطفی داشته باشید. یعنی در صورت لزوم، گزینه ها را جابه جا کنید.

4. اولویت های خود را به دوره های زمانی تعیین تقسیم کنید

اکنون می خواهیم نگاه دقیق تری به نحوه برنامه ریزی زندگی روزانه مان با توجه به اولویت هایمان بیندازیم. در مراحل قبل، 10 اولویت اصلی زندگی را انتخاب نموده بودیم که همان ها می توانند به ایجاد یک ریتم منظم در زندگی به ما یاری نمایند. ولی احتیاج است تا آن ها را به قطعات کوچک تری تقسیم کنیم: اولویت بندی در زندگی برای یک فصل، برای یک هفته و برای یک روز.

برای هرکدام از این موارد، شما خود را به چند گزینه محدود خواهید کرد. البته منظور ما از محدود، انتخاب 3-4 گزینه است. این موضوع هم یادتان باشد که بخشی اولویت بندی این است که با انتظارات غیرواقعی خود خداحافظی کنیم و واقع گرا باشیم. علاوه بر این، هرچه مقاطع زمانی کوتاه تر می شوند، اولویت های شما نیز باید تعیین و جزئی تر باشند.

انتخاب اولویت بندی در زندگی برای یک فصل

اولویت های شما بر اساس فصلی که در آن هستید تغییر می نمایند. فرض کنید شما یک حسابدار هستید. بنابراین می توانید انتظار داشته باشید که در طی فصل مربوط به ارائه صورت های مالیاتی، امور مرتبط با کار در زندگی شما اولویت بیشتری داشته باشند. به عنوان مثالی دیگر، شاید شما در حال آماده شدن برای اولین نوزاد خود هستید. تولد یک نوزاد می تواند باعث گردد خیلی از اولویت های دیگر، مانند دورهمی های آخر هفته با دوستان قدیمی شما متوقف شوند. برای هر فصل زندگی که در آن هستید (ممکن است چندین ماه و یا حتی یک سال کامل باشد)، حدوداً 3 الی 4 اولویت بزرگ و کلی را انتخاب نموده و زمان، توجه و بودجه بیشتری را به آن ها اختصاص دهید.

در این مرحله، اجازه دهید موارد فوق را در قالب یک مثال برای شما بیان کنیم:

• یک خانه نو پیدا نموده و به آنجا نقل مکان کنید
• برای آنالیز سالانه و ارتقای احتمالی خود در محل کار آماده شوید
• یکی از تیم های بچه هایتان را مربیگری کنید

انتخاب اولویت های زندگی برای یک هفته

اولویت های هفتگی بر اساس شرایط شما در محل کار، شرایط خانوادگی و اجتماعی شما تغییر خواهد نمود. به عنوان مثال، فرض کنید مدتی است برای شرکت در یک مسابقه ماراتن تمرین نموده اید و یک هفته تا روز مسابقه فاصله دارید. در این مدت زمان، احتمالاً می خواهید خواب اضافی، استراحت و وعده های غذایی سالم را در اولویت قرار دهید.

برای این مرحله، 3 یا 4 اولویت اصلی دیگر را به عنوان اهداف و اولویت های هفتگی خود انتخاب کنید. دقت داشته باشید که این اولویت ها طبعاً باید جزئی تر از اولویت های ماهانه شما باشند:

• خانه تکانی نوروز را انجام دهید
• ارائه کلاسی یا کاری خود را آماده کنید
• تولد و یا سالگرد ازدواج را جشن بگیرید

اولویت هایتان را برای هر روز هفته انتخاب کنید

دانستن اولویت های هفتگی به شما یاری می نماید تا اولویت های روزانه خود را بهتر بدانید. اولویت های روزانه در واقع اقدامات تعیینی هستند که به شما یاری می نمایند اهداف خود را به واقعیت تبدیل کنید. نکته مهم در برنامه ریزی برای اولویت بندی روزانه این است که خودتان را بیش از حد متعهد به انجام کاری نکنید که واقعاً نمی توانید انجام دهید. همچون اولویت بندی ماهانه و هفتگی، شما باید خودتان را به 3 الی 4 گزینه در طول روز محدود کنید. البته، اگر اهداف شما بسیار جزئی و آسان هستند و یا اینکه زمان اضافی زیادی دارید، می توانید گزینه های بیشتری را انتخاب کنید. موارد زیر می توانند مثال هایی از هدف گذاری و اولویت بندی روزانه باشند:

• فرزند خودتان را به دندان پزشکی ببرید.
• بیمه خودرو را تمدید کنید.
• بازنویسی گزارش را انجام داده و آن را ارسال کنید.

5. به عوامل حواس پرتی نه بگویید

در مراحل قبل اهداف خود را شناختیم، آن ها را اولویت بندی کردیم و سپس آن ها را به مقاطع زمانی مختلفی تقسیم کردیم تا انجام آن ها آسان تر و معنادارتر گردد. حالا باید با نه گفتن به عوامل حواس پرتی، از اهداف و اولویت بندی در زندگی خود محافظت کنید. البته این مورد را باید یک روند دائمی و همیشگی در نظر داشته باشید، چراکه عوامل پرت نماینده حواس همواره و همه جا هستند. از لحظه ای که بیدار می شویم، درگیر بمبارانی از اطلاعات، پیغام ها و درخواست ها می شویم که ممکن است حواس ما را از اهداف اصلی خودمان پرت نمایند.

اگرچه عصر ارتباطات امروزی بسیار سرگرم نماینده به نظر می رسد، ولی متمرکز ماندن در این جهان کماکان به انتخاب خودتان بستگی دارد؛ بنابراین، اولویت بندی خودتان را بر اساس خواسته ها و انتظارات دیگران تغییر ندهید، چراکه با انجام این کار ممکن است برترین موقعیت ها را به خاطر بعضی موقعیت های خوب و مناسب از دست بدهید. در چنین شرایطی، بسیار لازم است که نه گفتن را به خوبی تمرین کنید.

درهرحال، مهم است بدانیم که ما ممکن است بنا به دلایل مختلفی به عوامل انحرافی بله بگوییم و از اولویت بندی اصلی خود در زندگی منحرف شویم. شاید نمی خواهیم کسی را ناراحت کنیم، شاید می خواهیم برای آن ها تبدیل به یک قهرمان شویم، شاید هم ترکیبی از انگیزه های ناسالم باعث انجام این کار شوند. درهرحال، لازم است که بدانید که چیزی باعث بله گفتن شما می گردد و شما را از نه گفتن بازمی دارد.

منبع: RamseySolutions